Informacja dla klientów dotycząca kontaktu z Poradnią

INFORMACJA DLA KLIENTÓW DOTYCZĄCA KONTAKTU Z PORADNIĄ

W związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 pomoc psychologiczno-pedagogiczna W Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej nr 23 udzielana jest także zdalnie poprzez kontakt telefoniczny, pocztę elektroniczną lub wideokonferencje. Wymaga to zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. W związku z potrzebą zapewnienia pomocy dzieciom i młodzieży Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna nr 23 wdrożyła procedury mające zapewnić ochronę danych klientów.

 KONTAKT TELEFONICZNY

Kontakt telefoniczny stanowi ułatwienie w celu uzyskania wyczerpujących informacji i omówienia wybranej problematyki. Należy podkreślić, że Poradnia przetwarza głównie dane szczególnej kategorii m.in. o stanie zdrowia. Oznacza to, że informacje o szczególnym charakterze muszą być traktowane w sposób wyjątkowy z uwzględnieniem problematyki związanej z ochroną danych klientów, ich praw i wolności oraz ewentualnych konsekwencji i skutków ich naruszenia.

Podczas kontaktu telefonicznego z pracownikami poradni należy skontaktować się z sekretariatem poradni tel. 22 760 03 87 i umówić rozmowę z konkretnym specjalistą.

Podczas kontaktu telefonicznego pracownika poradni z klientem, pracownik dysponuje dokumentacją klienta, w tym numerem kontaktowym do rodzica/opiekuna prawnego lub osoby upoważnionej.

UWAGA

Poradnia nie nagrywa prowadzonych rozmów telefonicznych.

Pracownik poradni w celu weryfikacji tożsamości rozmówcy może poprosić o podanie dodatkowych informacji.

KOMUNIKACJA POPRZEZ POCZTĘ ELEKTORONICZNĄ

Podczas przekazywania wiadomości drogą elektroniczną należy wziąć pod uwagę ewentualne konsekwencje związane z błędnym udostępnieniem informacji, w szczególności dotyczących danych szczególnej kategorii.

Podczas kontaktu email z pracownikami poradni:

1. Wysyłając wiadomość do pracownika poradni należy sprawdzić zgodność adresu email z informacją podaną na stronie placówki.
2. Należy unikać przesyłania danych nadmiarowych m.in. numeru PESEL, adresu zamieszkania, dokładnej daty urodzenia itp.
3. Przy przesyłaniu wniosków, podań lub pozostałej dokumentacji do poradni należy zweryfikować poprawność załączników oraz zastosować szyfrowanie plików, a hasła przekazywać inną drogą komunikacji np. telefonicznie.
4. Należy rozważyć założenie trudnego do odgadnięcia hasła na pocztę elektroniczną lub weryfikację dwuetapową.
5. Warto zadbać by komputer był wyposażony w aktualne oprogramowanie systemowe oraz program antywirusowy.

Podczas kontaktu email pracownika poradni z klientem:

Kontakt mailowy z klientem odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem służbowych adresów email; pracownik dysponuje adresem email z dokumentacji klienta.

1. Otrzymując wiadomości z obecnego adresu email należy zweryfikować adresata na stronie internetowej placówki lub można uzyskać taką informację telefonicznie.
2. Jeżeli wiadomość email zawiera załącznik do pobrania lub link należy zweryfikować adresata oraz przeskanować elementy za pomocą programu antywirusowego lub antymalware.
3. Należy unikać otwierania załączników zakończonych na: .rar, .exe, na .scr, .reg, .js, msi, .hta, bat, .cmd, .scr, .pif, .vbs , .wsf, .cpl, .jar itp.

KOMUNIKACJA POPRZEZ WIDEOKOMUNIKATORY

W celu przesyłania informacji poradnia wykorzystuje systemy komunikacji (Skype, Zoom, Google Meet, Teams) wyposażonych w szyfrowanie typu end-to-end, które zapobiega rozszyfrowaniu wiadomości przez nieuprawnioną osobę. W celu uzyskania informacji o sposobach i celach przetwarzania danych osobowych przez dany program można się z nimi zapoznać podczas rejestracji lub na stronie internetowej dostawcy usługi.

1. Należy pamiętać, że niektóre aplikacje do wideokonferencji automatycznie uruchamiają kamerę.
2. Po zakończonej rozmowie należy upewnić się, że kamera i mikrofon są wyłączone, a aplikacje nie mają dodatkowych uprawnień ich włączania, następnie wylogować się z programu.
3. Podczas przerw w rozmowie należy wyłączać mikrofon oraz kamerę.
4. W czasie wideokonferencji zaleca się stosowanie słuchawek, które uniemożliwią podsłuchanie rozmowy przez osoby nieuprawnione.
5. Nie należy nagrywać rozmów, chyba, że wszystkie osoby wyrażą na to zgodę, ani udostępniać kodów lub haseł dostępu do spotkania osobom nieuprawnionym.
6. Należy udostępniać klucz dostępu do spotkania tylko zweryfikowanym i określonym rozmówcom.

UWAGA

Skype posiada funkcję prywatnych konwersacji, które korzystają z szyfrowanych rozmów.

Zoom – funkcję szyfrowania należy włączyć po zalogowaniu.